Ingesta por el canal actual
Correo, PDF adjunto o integración. El documento entra por donde ya entra: nadie tiene que cambiar de hábito para que la automatización funcione.
Ingeniería · Automatización
Automatización de procesos empresariales (BPA y RPA)
Automatizamos el proceso documental que más horas se come: el documento entra por donde ya entra, se extraen los datos, se enruta según tus reglas, se avisa a quien tiene que enterarse y queda registro de todo. Es exactamente lo que hace Perizial con los encargos de peritaje, hoy, en producción.
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Definiciones clave
- BPA (Business Process Automation)
- Automatización de un proceso hablando con los sistemas por la vía que ellos exponen: API, webhook o fichero. Sobrevive a los cambios de interfaz.
- RPA (Robotic Process Automation)
- Automatización que simula a una persona operando contra la pantalla del software. Sirve cuando no hay API, y se rompe cuando cambia la interfaz.
- Cola de reintentos
- Mecanismo que reintenta un paso fallido con esperas cada vez más largas. Lo que agota los reintentos va a una cola de errores para que una persona lo revise, en lugar de perderse.
- Escalado humano
- Ruta por la que una excepción que el sistema no debe decidir llega a una persona. En trabajo regulado no es una limitación: es un requisito, porque quien firma responde.
Cómo se automatiza un proceso documental
Automatizar un proceso es conseguir que el dato viaje solo entre los sistemas que ya tienes, en lugar de que una persona lo copie de uno a otro. El proceso candidato casi siempre tiene la misma forma: algo entra por correo, alguien lo lee, copia cuatro campos a otro sistema y avisa a un tercero. Es aburrido, es caro y es donde se cometen los errores.
La distinción que importa es entre BPA y RPA. BPA automatiza hablando con los sistemas por la puerta que ellos exponen —una API, un webhook, un fichero—: es robusto y sobrevive a que alguien rediseñe una pantalla. RPA automatiza simulando a una persona contra esa pantalla: sirve cuando no hay API y no hay forma de conseguirla, y se rompe el día que cambia el botón. Se recurre a RPA como último recurso, y se avisa antes de empezar, no cuando deja de funcionar.
Un proceso automatizado de verdad tiene cuatro piezas y ninguna es opcional. Ingesta: el documento entra por donde ya entra, sin pedirle al cliente que cambie de canal. Extracción: se sacan los datos del documento, y si lo hace un modelo, cada dato apunta al sitio del que sale. Enrutado: el resultado va a quien corresponde según tus reglas de negocio, no según un orden de llegada. Registro: queda escrito qué entró, qué salió y qué falló.
Esa última pieza es la que separa una automatización de un problema futuro. Los fallos silenciosos son el motivo real por el que las empresas dejan de fiarse de sus automatizaciones: un mensaje que se pierde sin avisar cuesta más que el trabajo manual que venía a evitar. Por eso cada ejecución deja rastro, los reintentos tienen espera creciente y lo que agota los reintentos acaba en una cola donde una persona lo ve.
El ejemplo lo tenemos en casa: Perizial convierte el correo de encargo de una aseguradora en un expediente asignado y una cita coordinada sin que nadie teclee nada, y del mismo expediente saca después el informe, el presupuesto y la factura. Cuando la automatización tiene que hablar con el ERP, esa parte es integración de ERP; cuando lo que hay que sacar del documento requiere un modelo que no se invente los datos, es RAG privado con citas verificables.
Las piezas de un proceso automatizado
Extracción de datos con IA
Los datos se sacan del documento y cada uno apunta al fragmento del que sale, para que se pueda comprobar antes de darlo por bueno.
Enrutado por reglas de negocio
El trabajo va a quien corresponde según tus criterios. Perizial reparte por especialidad, geografía y carga de trabajo del perito.
Aviso por WhatsApp
Al usuario final se le avisa por el canal que ya usa, con la API de WhatsApp Business. En producción hoy en Perizial.
Cola de reintentos
Espera creciente entre reintentos y cola de errores irrecuperables. Lo que falla no se pierde: se queda esperando a una persona.
Registro de cada ejecución
Qué entró, qué salió, qué falló y cuándo. Sin ese registro, la automatización falla en silencio y nadie se entera.
Escalado humano de excepciones
Lo repetitivo lo hace el sistema; lo que exige criterio se escala a una persona. En trabajo regulado, quien firma responde.
Minimización de datos
Los documentos de ingesta no se persisten después del parseo: se procesan y se descartan.
CI antes de producción
Cada cambio pasa por integración continua antes de desplegarse. El desarrollo se hace con Claude Code y se revisa.
Dónde se puede ver funcionando
Perizial no es un ejemplo de automatización: es una automatización, en producción y con clientes de pago. El correo de encargo de una aseguradora entra, la IA extrae los datos, el expediente se da de alta y se asigna al perito correcto por especialidad, geografía y carga de trabajo, la cita con el peritado se coordina desde la plataforma y se avisa por WhatsApp, la peritación puede hacerse por vídeo allí mismo, el informe se redacta con citas verificables que el perito revisa y firma, y del mismo expediente salen el presupuesto y la factura. Nadie teclea nada por el camino. Es el mismo proceso —documento que entra, dato que se extrae, trabajo que se enruta— que se automatiza en cualquier empresa.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es la diferencia entre BPA y RPA?
- BPA automatiza el proceso por API, hablando con los sistemas por la puerta que ellos exponen; RPA lo automatiza simulando a una persona contra la pantalla. BPA es más robusto y sobrevive a los cambios de interfaz. RPA sirve cuando no hay API y no hay forma de conseguirla, a cambio de romperse el día que alguien mueve un botón. Se recurre a RPA como último recurso, y se dice antes de empezar.
- ¿Qué proceso conviene automatizar primero?
- El que más horas consume y menos juicio requiere. Suele ser un proceso documental: algo entra por correo, alguien lo lee, copia cuatro datos a otro sistema y avisa a un tercero. Ese es el candidato, no el que mejor queda en un diagrama de procesos. Automatizar el proceso equivocado cuesta lo mismo y no se nota.
- ¿Se puede automatizar un proceso que hoy hace una persona?
- La parte repetitiva, sí; la que exige criterio, no, y tampoco debería. El sistema hace la ingesta, la extracción, el enrutado y el registro, y deja el juicio a quien tiene que ejercerlo, con la excepción escalada a una persona. En trabajo regulado eso no es una limitación técnica: es un requisito, porque quien firma responde.
- ¿Qué pasa cuando la automatización falla?
- El trabajo no se pierde: entra en una cola de reintentos y, si los agota, queda en una cola de errores para que una persona lo revise. Cada ejecución deja registro de qué entró, qué salió y qué falló. Una automatización sin ese registro es peor que no tenerla, porque falla en silencio y nadie se entera hasta que un cliente se queja.
- ¿Habéis automatizado un proceso documental en producción?
- Sí, y es el negocio de la empresa. Perizial convierte el correo de encargo de una aseguradora en un expediente dado de alta y asignado al perito correcto, con la cita ya coordinada, sin intervención manual: ingesta del encargo con IA, reparto automático por especialidad, geografía y carga de trabajo, gestión de la cita y aviso al peritado por WhatsApp, videoperitación dentro de la propia plataforma, redacción asistida del informe y, del mismo expediente, el presupuesto y la factura. Está en producción con clientes de pago.
- ¿Podéis automatizar el proceso de mi empresa?
- Sí. Es una línea abierta: si tu empresa necesita un sistema propio que haga circular el dato entre lo que ya tiene, lo construimos contigo, con la misma ingeniería que corre hoy en Perizial. El alcance se cierra por escrito antes de empezar, y el repositorio y la cuenta cloud quedan a tu nombre.
- ¿Quién mantiene la automatización después?
- Lo decides tú. Recibes el código, el repositorio y la documentación, y si tienes capacidad técnica interna puedes mantenerlo sin nosotros. Si prefieres que lo mantengamos y lo hagamos evolucionar, el acompañamiento continuado parte de 2.000 € al mes y es un acuerdo aparte, no una condición para quedarte con el sistema.
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